Organizatori okupljanja koji očekuju dolazak više od 50 sudionika obvezni su teritorijalno nadležnoj službi civilne zaštite Ravnateljstva civilne zaštite putem elektroničke pošte županijskog centra 112, najkasnije 48 sati prije planiranog početka okupljanja, dostaviti obavijest o održavanju okupljanja. Svjesni smo da sve to otežava redoviti tijek organizacije i prijava za školu, no mi smo usprkos tome počeli s preliminarnim pripremama za ZŠHF te uzimamo u obzir i druge alternative održavanja, kao i mogućnost online Zimske škole